Référent.e. Administratif.ve H/F - RA0224

Intitulé du poste Référent.e. Administratif.ve H/F
Type de contrat CDI
Ville (CP) 93200
Finalité de l'emploi

Sous la responsabilité du Secrétariat général, le Référent Administratif.ve est chargé(e) d'effectuer des rapports, du suivi d'actions, de l'assistance à la rédaction de marchés publics.

Il/Elle sera en lien avec plusieurs services qui dépendent du Secrétariat général. Les Moyens généraux, la Communication mais aussi l'Audit interne et la Direction générale.

Il (elle) remplit ses missions en équipe et participe à la démarche qualité et à la réactivité du service rendu.

Il (elle) sera plus particulièrement chargé(e) d'intervenir sur les missions suivantes :

Missions

Suivi budgétaire pour les Moyens généraux/Secrétariat Général :

  • Recenser les recettes et dépenses en vue de l'élaboration des budgets
  • Regarde les évolutions budgétaires d'une année sur l'autre
  • Suivre la consommation budgétaire
  • Prépare et rédige des documents budgétaires sous la direction des Moyens généraux et du Secrétariat général
  • Suit la comptabilité, les aspects administratifs et organisationnels du Congrès de l'USH

Suivre les abonnements pour l'Office auprès du SG et de la Communication :

  • Faire le point sur les abonnements
  • Mettre à jour l'ensemble des abonnements
  • Faire une proposition sur les choix et les modalités de suivi

Suivi et exécution comptable des Moyens Généraux et du Secrétariat général :

  • Suivre les paiements
  • Suivre les indemnités des administrateurs.trices aux instances
  • Suivre et rembourser des frais engagés lors des processus d'élection des représentant.es des locataires
  • Suivre des dépenses de fluides (logements de fonction)
  • Ouvrir et fermer les contrats des gardien.nes

Assistance à la rédaction de marchés publics simples pour les Moyens généraux- la Communication- l'Audit interne, le Secrétariat général et la Direction générale :

  • Participer activement les services du Secrétariat général pour la rédaction des marchés publics demandés
  • Suivre les prestataires
  • Etablir des statistiques sur les usages et fonctionnement des différents marchés qui sont en cours ou à venir, notamment la flotte automobile, l'entretien des véhicules, suivi des badges et de la sécurité périmétrique du siège, plateforme Océan d'Orange de suivi de la flotte.
  • Réaliser un bilan annuel sur les usages et fonctionnement vis-à-vis des prestataires

Suivi des projets engagés par le SG

  • Notamment le courrier, en lien avec les Moyens généraux préparer les éléments pour une nouvelle organisation du courrier interne et externe
  • Autres projets mis en oeuvre par le SG

Profil

Les « savoirs » :

  • Comptabilité
  • Maîtrise des marchés publics
  • Aisance rédactionnelle

Les « savoir-faire » :

  • Adaptabilité
  • Réactivité
  • Autonomie
  • Prise d'initiatives
  • Travail en transversalité et capacité à mener des tâches pour des services différents

Les « savoir-faire » comportementaux :

  • Bonne capacité relationnelle
  • Stricte obligation de réserve
  • Ne pas hésiter à préciser les commandes de la hiérarchie

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