Assistant.e administrative du département des ressources H/F - ADDR0824
Rattaché.e au Directeur.trice du Département Ressources, l'Assistant(e) du Département des Ressources H/F assure l'interface entre la Direction et les différents services internes et externes.
Il.elle remplit ses missions en équipe et participe à la démarche qualité et à la réactivité du service rendu.
En charge du suivi administratif des dossiers du département, il.elle a pour mission d'accompagner la mise en oeuvre de la stratégie des différentes directions (Direction des Systèmes d'Information, Direction des Affaires Juridiques, Direction du Contrôle Financier, Direction Comptable).
Il.elle est en charge des missions suivantes :
Secrétariat et organisation auprès du Directeur(trice) du département (50 %)
En lien fonctionnel avec le responsable du Département des ressources :
- Prendre rendez-vous, organiser des réunions (envoyer les invitations), réserver les salles de réunions, assurer la logistique...
- Participer à la gestion des absences et des congés du département
- Traiter et répartir le courrier réceptionné, Rédiger des réponses (validées le cas échéant) et/ou mettre en forme des courriers de réponse
- Gérer la transmission des parapheurs
- Assurer la transmission des informations au sein du département
- Assurer la conception de documents de synthèse à partir d'informations auprès des directions et services de l'entreprise (tableaux de bord, graphiques, rapports)
Secrétariat et organisation au sein de la Direction des Systèmes d'Information (50 %)
- Assurer le suivi administratif des contrats
- Préparer et suivre les commandes, la facturation et les paiements aux fournisseurs
- Participer au suivi des budgets, relance les entreprises pour la facturation des travaux
- Organiser et gérer la préparation des réunions et rendez-vous (réservation de salles, matériel, convocations, documents afférents...)
- Effectuer les opérations classiques de secrétariat : saisie informatique sur ULIS et Dotelec, photocopies, classement et archivage, ouverture et affectation du courrier entrant, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondances, de comptes rendus, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie...
- Assurer la gestion administrative liée aux collaborateurs, collaboratrices et à la vie de la Direction (commandes de fournitures, demandes de badges, notes de frais)
- Formation en Assistanat (Bac + 2) ou équivalente.
- Maîtrise de l'environnement institutionnel lié à la gestion du logement social (droit au logement / règles juridiques de gestion locative / politiques attributions des logements)
- Polyvalence, autonomie, force de proposition, organisation et rigueur