Assistant(e) de Direction du service réhabilitation H/F - ADSR0519

Intitulé du poste Assistant(e) de Direction du service réhabilitation H/F
Type de contrat CDI
Ville (CP) 93200
Finalité de l'emploi

Au sein du département Patrimoine et rattaché au Directeur Travaux et Réhabilitation, l'Assistant(e) de Direction du service réhabilitation H/F assure le secrétariat et l'accueil du service. Il (elle) intervient en appui administratif pour l'ensemble des membres de l'équipe.

Il/elle remplit ses missions en équipe et sera amené(e) à remplacer les assistantes du pôle administratif en cas d'absence. Il/elle est responsable du suivi administratif des dossiers et des missions du Directeur.
Missions

Organisation au sein du service

•             Gérer les agendas des membres de l'équipe,

•             Organiser et coordonner l'ensemble des réunions (réservations de salles, d'agendas…),

•             Établir les comptes-rendus des réunions,

•             Préparer les dossiers d'assurance dommages-ouvrage des opérations en relation avec les chargé(s) d'opérations et en assurer le suivi,

•             Créer les engagements et suivre le traitement des factures sur le logiciel interne ULIS,

•             Assister les chargés d'opérations dans la préparation des dossiers de demande de financement,

•             Assister les responsables, les techniciens et les chargés d'opérations dans la constitution des dossiers d'appels d'offres (CCTP,DPGF, BPU etc…),

•             Préparer, lancer et suivre les consultations en procédure adaptée jusqu'à la création de l'engagement,

•             Assurer la préparation des dossiers à l'achèvement de l'opération (guide des locataires, livrets gestes verts, déclarations fiscales…)

•             Participer à la création et la mise à jour des outils de communication interne/externe et en assurer la diffusion,

•             Suivre différents tableaux de bord et indicateurs internes (GE/GR, PLSI, Budget …),

 

Accueil/Secrétariat

•             Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique des différents intervenants internes ou externes (locataires, entreprises, maîtres d'oeuvre, etc…)

•             Prendre en charge la gestion du courrier entrant/sortant

•             Réaliser les tâches classiques de secrétariat (rédaction et frappe de courriers, comptes rendus, rapports, saisies diverses, classement/archivage…)

•             Assurer la rédaction, la diffusion ou la reproduction de documents divers ainsi que les notes de services (en fonction des directives données) et rapports internes et les soumettre au contrôle et à la signature du directeur.

Profil

Profil

•             BAC + 2 type BTS Assistant(e) de manager / Assistant(e) de direction

•             Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel et Power Point) et connaissance d'ULIS fortement souhaitée

•             Expérience en secrétariat de maîtrise d'ouvrage/maîtrise d'oeuvre d'au moins 3 ans

•             Connaissance du domaine travaux/BTP ainsi que du logement social souhaitée