Assistant(e) de Direction H/F - ADG0321

Intitulé du poste Assistant(e) de Direction H/F
Type de contrat CDI
Ville (CP) SAINT-DENIS
Finalité de l'emploi Sous la responsabilité du Directeur Général et de la Secrétaire Générale, l'Assistant(e) de Direction H/F assure l'interface entre la Direction Générale et les différents services internes et externes. Son rôle se situe en amont de la prise de décision qu'il vise à faciliter, et en aval pour permettre sa mise en oeuvre. Il remplit ses missions en équipe et participe à la démarche qualité et à la réactivité du service rendu.
Missions Direction Générale :
- Gérer l'agenda du Directeur Général
- Etre la première prise de contact pour le compte de la Direction (téléphone, courriers, mails, physique) et gérer l'interface avec tous les interlocuteurs (internes/externes) en apportant, selon le degré de difficulté, un premier niveau de réponse
- Assurer la circulation de l'information entre la direction et les différents services
- Effectuer les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, classement et archivage, ouverture et affectation du courrier entrant, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondance, de compte-rendu, filtrage des appels téléphoniques, gestion des fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie, tenue des registres, etc...
- Assurer la rédaction et la frappe de documents divers en fonction des directives données ainsi que les notes de services internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, les soumettre au contrôle et à la signature du Directeur, les reproduire et les diffuser
- Assurer la conception de documents de synthèse à partir d'informations auprès des directions et services de l'entreprise (tableaux de bord, graphiques, rapports, comité de direction générale...)
- Traiter, exploiter et suivre une partie des informations du service (correspondance courante, affaires spécifiques)
- Suivre des dossiers ponctuels par le DG (traitement de situations individuelles, compilation d'informations...)
- Prendre en charge la réservation des salles, du matériel informatique, les convocations, la préparation des dossiers et des documents pour les réunions et/ou différentes instances
- Suivre et mettre en place différents tableaux de bord et indicateurs internes

Secrétariat Général :
- Organiser et coordonner les réunions et les différentes assemblées (Conseil d'Administration, bureau, etc...)
- Préparer les instances : Conseil d'administration, bureau (frappe des PV, envoi des délibérations au contrôle de légalité, etc...)
- Gérer les déplacements : inscription aux différents événements, réservation des lieux de séjour, des modes de déplacements etc...
- Gestion de la facturation : note de frais, indemnités administrateurs etc...
- Assurer un appui administratif pour l'ensemble des membres de l'équipe de la direction
- Remplacer en cas d'absence, sur certaines missions, un membre de l'équipe
Profil Formation de type BAC+2 orientée Assistanat de Direction
Expérience similaire dans le domaine d'au moins 5 ans
Très bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles, sens de la diplomatie et de la discrétion
Rigueur, sens de l'organisation, capacité à travailler en équipe
Maîtrise parfaite des outils bureautiques
Une expérience dans le domaine du logement social est un plus