Assistant(e) administratif(ve) H/F - AASI1220

Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale, l'Assistant(e) administratif(ve) H/F est en charge d'assurer l'accueil et l'administration des activités du siège. Il/elle se situe en amont de la prise de décision qu'il(elle) vise à faciliter, et en aval pour permettre sa mise en oeuvre. Il (elle) remplit ses missions en équipe et participe activement à la démarche qualité et à la réactivité du service rendu au public.

Gestion administrative

• Actualiser et rendre attractif l'affichage et les informations mises à la disposition des visiteurs
• Effectuer les commandes ainsi que leur validation
• Saisir les engagements et les factures
• Prendre en charge la réception et le suivi des livraisons
• Effectuer l'enregistrement, l'affranchissement et l'orientation de l'ensemble du courrier de l'office (via un outil de gestion interne)

Accueil du public

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des locataires et interlocuteurs du siège
• Recevoir et renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Transférer les appels/visiteurs vers le collaborateur concerné
• Effectuer les réservations des salles ainsi que leur suivi
• Remettre les formulaires aux locataires

Profil :

Formation de type Baccalauréat orienté accueil, relation client, commerce

Maitrise des outils bureautiques

Qualités relationnelles, sens du service et de l'organisation

Excellente expression orale et écrite